Voor jezelf beginnen: wat kost dat?

Inschrijving Kamer van Koophandel

Wanneer je freelancer wordt, zijn de eerste uitgaven de inschrijvingskosten bij de Kamer van Koophandel (KvK). De jaarlijkse bijdrage is in 2013 afgeschaft, maar daar is een eenmalige bijdrage van 50 euro voor de inschrijving in het Handelsregister voor teruggekomen.

Indien je een officieel papieren uittreksel van het Handelsregister nodig hebt, kost dit nog 15 euro extra. Handig om te weten: de inschrijfkosten kun je ter plekke alleen betalen door te pinnen.

Bedrijfskosten

Als je eenmaal ingeschreven staat bij de KvK, wil je zo snel mogelijk aan de slag. Dan ontkom je er niet aan om bedrijfskosten te maken. Dat begint met de eerste basisbehoeften in dit moderne tijdperk: een internetaansluiting en een telefoon.

Je verbruikt waarschijnlijk behoorlijk wat belminuten en mobiele data: niet alleen omdat je veel moet regelen, maar vooral ook omdat je op zoek gaat naar klanten en daarvoor (telefonische) acquisitie moet plegen. Reken op een abonnement, inclusief internetbundel en telefoon, van zo’n veertig tot vijftig euro per maand. Internet kost ongeveer 25 per maand.

De overige bedrijfskosten die je kunt verwachten zijn onder meer de kosten voor het maken van een zakelijke website, de webhosting van jouw webshop, de benzine voor jouw auto of busje, vakliteratuur, een krantenabonnement, cursussen, kantoorartikelen (pennen, printpapier, postzegels, bureaustoel), visitekaartjes en de kosten van je boekhouder of accountant.

Aftrekbare bedrijfsmiddelen

Belangrijk om te weten is dat je veel van deze kosten kunt aftrekken van de belasting. Dit zijn overigens de relatief kleine uitgaven, want je hebt ook bedrijfsmiddelen nodig om jouw werk uit te kunnen voeren. De kosten hiervan kunnen behoorlijk verschillen per beroepsgroep.

Een freelance journalist komt met een laptop al een heel eind, maar een timmerman heeft een bedrijfsauto nodig, inclusief gereedschap. Maar ook de kosten van een bedrijfspand vallen hieronder, al zullen de meeste zzp’ers bij de start van hun bedrijf vanuit huis of bij een klant op kantoor werken.

Bedrijfsmiddelen zijn dus een breed begrip: het varieert van materieel (laptop, auto, machine) tot immaterieel (vergunningen). Omdat deze bedrijfsmiddelen een aantal jaar meegaan, worden ze beschouwd als vaste activa.

De fiscus ziet deze bedrijfsmiddelen als investeringen; daarom mag je niet alle kosten aftrekken in het jaar van aanschaf, maar moet je sommige kosten afschrijven. Je verdeelt als het ware de kosten van het bedrijfsmiddel over de jaren waarin je hiervan gebruikmaakt

De grens voor afschrijvingen ligt bij een investeringsbedrag van minimaal 450 euro. Is het investeringsbedrag lager? Dan mag je deze kosten wel in het jaar van aanschaf in één keer volledig aftrekken. Lees hier hoe je deze afschrijvingen precies berekent.

Auto van de zaak

Als startende ondernemer wil je zo voordelig mogelijk zakelijk rijden. Je kunt ervoor kiezen om zakelijk te rijden in je eigen auto, deze auto over te schrijven naar de zaak, een bedrijfsauto te kopen of deze zakelijk te leasen. Welke vorm het gunstigst is, hangt van veel factoren af, waaronder de bijtelling. In dit artikel lees je alles over zakelijk rijden en hoe dit fiscaal zit.

Zakelijke rekening

Bij het starten van een bedrijf is het belangrijk om je financiën goed op orde te hebben. Zo kan het openen van een zakelijke rekening startende ondernemers de nodige voordelen bieden.

Het belangrijkste voordeel hiervan is dat jouw privé- en zakelijke uitgaven gescheiden zijn. Op deze manier kun je namelijk direct zien hoe jouw bedrijf er financieel voor staat. Daarnaast geeft een zakelijke rekening jouw startup direct een professionele uitstraling.

Met Rabo Startersvoordeel kun je een jaar lang gratis gebruik maken van de zakelijke rekening, bankpas en internetbankieren, een half jaar van de aansprakelijkheidsverzekering van Interpolis én een jaar korting op producten voor pin, contant en IDEAL.

Zakelijke verzekeringen

Wanneer je freelancer wordt, moet je er ook voor zorgen dat je goed verzekerd bent. Denk aan bedrijfsaansprakelijkheid, arbeidsongeschiktheid en rechtsbijstand.

Sommige van deze verzekeringen heb je wellicht al privé, maar het is niet vanzelfsprekend dat je deze verzekeringen dan ook voor je bedrijf kunt gebruiken. Check daarom hier welke bedrijfsverzekeringen relevant zijn.

Bedrijfspand

De meest voordelige optie voor startende ondernemers is om jouw bedrijf vanuit huis te beginnen. Wanneer je personeel in dienst neemt of klanten wilt ontvangen in een professionele omgeving, is het wellicht tijd om aan een bedrijfspand te denken.

Verder kun je als zzp’er ook extern terecht bij flexplekken. Je kunt bij deze aanbieders vaak een maandabonnement nemen of – afhankelijk van de hoeveelheid werk die je hebt – per dag een plek huren. Ook deze kosten zijn aftrekbaar. Kijk hier voor een handig overzicht van externe flexplekken en ook vergaderruimtes.

Investeren in marketing

Het maken van reclame is onderdeel van jouw marketingstrategie en een goede manier om binnen de beoogde doelgroep aandacht te generen voor jouw product, dienst of merk. Adverteren kun je op verschillende manieren aanpakken en hangt voornamelijk af van het budget dat je hiervoor beschikbaar hebt.

Zo kun je advertenties (laten) maken voor kranten en tijdschriften of deze online plaatsen op websites en social media. Verder kun je zoekmachinemarketing (ook bekend als SEA) toepassen, folders maken of spotjes produceren voor radio en/of televisie.

Ook met een klein budget kun je leuke dingen bereiken. Een van de  belangrijkste aspecten hiervan is dat je goed nadenkt over de boodschap en gericht adverteert door de juiste doelgroep te bepalen. In deze tijd is met name het gebruik van social media onmisbaar. Zet daarom Facebook, Twitter, LinkedIn en Pinterest slim in voor je bedrijf.

Voorraadbeheer

Eigenaren van een webshop krijgen te maken met voorraadbeheer, een lastig aspect voor veel ondernemers. Als het om grote voorraden gaat, kan het zijn dat je aanvullende financiering nodig hebt voor de inkoop van deze producten.

Wie de voorraad in eigen beheer heeft, komt na verloop van tijd meestal voor een dilemma te staan. Als kleinschalige webwinkel sla je bijvoorbeeld de producten op zolder op of in de werkkamer. Tot je eruit groeit en je een externe opslagruimte nodig hebt.

Startende ondernemers maken daarom steeds vaker gebruik van dropshipping. Hierbij hoef je geen eigen voorraad te beheren en levert de producent direct aan de klant. In dit artikel lees je de voor- en nadelen van dropshipping.

Goed voorbereid starten met ondernemen

Samenvattend komt het erop neer dat je als starter het beste een goed financieel plan kan opstellen, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Naast alle hierboven genoemde punten is het belangrijk om geld te reserveren: voor onverwachte uitgaven, maar vooral ook voor de te betalen belastingen. Als zelfstandige ondernemer ben je namelijk zelf verantwoordelijk voor de organisatie hiervan.

Werknemers ontvangen een nettosalaris (inclusief pensioen), maar als zzp’er moet je dit zelf regelen. Zet dus geld opzij voor je pensioen en voor de aangifte inkomstenbelasting.

Tip: reserveer ongeveer 25 procent van je bruto-inkomen voor de inkomstenbelasting. Zet daarnaast de ontvangen btw apart voor de driemaandelijkse btw-aangifte.

Beter zicht op je financiële situatie

Wil je meer weten over de gemiddelde uitgaven waarmee je als startende ondernemer te maken krijgt? Kijk op Rabobank.nl voor meer tips over hoe je beter inzicht kunt krijgen in je financiële situatie (zakelijk én privé), zodat je straks niet voor vervelende verrassingen komt te staan.